Budget-Planung für Veranstaltungen: Was kostet ein Event wirklich?
Jedes Event braucht ein Budget – aber wie kalkuliert man realistisch? In diesem Leitfaden zeige ich dir typische Kostenblöcke, Beispielrechnungen und Tipps, um versteckte Kosten zu vermeiden.
Die wichtigsten Kostenblöcke
Bevor du ins Detail gehst, solltest du die Hauptkategorien kennen, die bei fast jedem Event anfallen:
- Location: Miete, Kaution, Reinigung, Nebenkosten
- Catering: Speisen, Getränke, Service, Geschirr
- Technik: Ton, Licht, Bühne, Strom, Personal
- Entertainment: Band, DJ, Künstler, Moderator
- Dekoration: Blumen, Tischdeko, Beschilderung
- Marketing: Einladungen, Flyer, Social Media
- Personal: Security, Garderobe, Reinigung
- Sonstiges: Versicherung, GEMA, Genehmigungen
Beispielrechnung: Firmenfeier (100 Personen)
Eine typische Firmenfeier mit 100 Gästen könnte so aussehen:
| Position | Kosten |
|---|---|
| Location (Eventlocation, 6h) | 1.500 € |
| Catering (Buffet, 45 €/Person) | 4.500 € |
| Getränke (Flatrate, 25 €/Person) | 2.500 € |
| DJ (5h inkl. Technik) | 800 € |
| Dekoration | 500 € |
| Fotograf (4h) | 600 € |
| GEMA-Gebühren | 150 € |
| Gesamt | 10.550 € |
Das entspricht etwa 105 € pro Person – ein üblicher Wert für eine Firmenfeier im mittleren Segment.
Beispielrechnung: Hochzeit (80 Personen)
Hochzeiten sind in der Regel kostspieliger, da die Erwartungen höher sind:
| Position | Kosten |
|---|---|
| Location (Schloss/Scheune) | 3.000 € |
| Catering (3-Gänge-Menü, 85 €/Person) | 6.800 € |
| Getränke | 2.000 € |
| Live-Band (5h) | 2.500 € |
| Floristik & Dekoration | 1.800 € |
| Fotograf & Videograf | 2.500 € |
| Hochzeitstorte | 400 € |
| Einladungen & Papeterie | 500 € |
| Gesamt | 19.500 € |
Hochzeiten kosten typischerweise zwischen 15.000 € und 30.000 € – je nach Ansprüchen auch deutlich mehr.
Versteckte Kosten, die oft vergessen werden
- Korkgebühren: Wenn du eigene Getränke mitbringst, verlangt die Location oft Korkgeld
- Auf- und Abbau: Locations berechnen oft extra für frühen Aufbau oder späten Abbau
- Stromkosten: Besonders bei hohem Technikbedarf können Stromkosten überraschen
- Trinkgeld: Für Servicepersonal, DJ, Fotograf – kalkuliere 5-10% des Budgets
- Überstunden: Was kostet es, wenn die Party länger dauert als geplant?
- Versicherung: Veranstalterhaftpflicht ist Pflicht – aber oft vergessen
- Transportkosten: Für Equipment, Dekoration, Geschenke
Tipps zum Sparen
- Nebensaison nutzen: Januar-März und November sind günstiger als Sommer
- Wochentage statt Wochenende: Donnerstags oder freitags ist oft billiger
- Pakete verhandeln: Frage nach Kombi-Angeboten (Location + Catering)
- DIY wo möglich: Dekoration, Einladungen, Musik-Playlist
- Puffer einplanen: 10-15% Reserve für Unvorhergesehenes
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